Signification essentielle
Les signatures électroniques désignent généralement des méthodes informatisées permettant de capturer l’intention d’une personne de signer, d’approuver ou d’assumer la responsabilité d’une action ou d’un enregistrement. Elles sont utilisées à la place des signatures manuscrites (à l’encre) sur des enregistrements électroniques.
Dans les environnements industriels et de fabrication réglementée, une signature électronique :
– Identifie de manière unique le signataire (par exemple, via un identifiant utilisateur)
– Est liée à une étape d’authentification (comme un mot de passe, un jeton ou un autre identifiant d’accès)
– Est associée à un enregistrement, une version ou une transaction spécifique
– Capture le contexte de signature (comme le motif, le rôle et l’horodatage)
Les signatures électroniques sont généralement mises en œuvre et contrôlées par des systèmes IT/OT tels que MES, LIMS, QMS, DMS ou ERP.
Utilisation en fabrication et dans les opérations réglementées
Dans les systèmes de fabrication, les signatures électroniques sont couramment utilisées pour :
– Approuver ou libérer des lots de production
– Valider des dossiers de lot électroniques (EBR) ou des dossiers historiques de dispositif
– Autoriser des déviations, des non-conformités et des enregistrements CAPA
– Approuver des instructions de travail, des SOP et des modifications de données de référence
– Vérifier l’achèvement d’étapes critiques de procédé ou d’inspections
Des systèmes tels que les MES imposent souvent des demandes de signature à des étapes définies du flux de travail, afin que les approbations soient capturées de manière cohérente entre les lignes, les équipes et les sites.
Périmètre et caractéristiques
Dans ce contexte, les signatures électroniques :
– **Incluent :**
– Un nom saisi avec connexion authentifiée et intention enregistrée
– Des boutons d’approbation cliqués et liés à un compte utilisateur vérifié
– Des certificats numériques et des signatures cryptographiques lorsqu’ils sont utilisés pour signer des enregistrements
– **Excluent :**
– Des champs de nom non authentifiés ou des commentaires en texte libre sans lien avec un compte utilisateur
– Des événements généraux de connexion utilisateur qui ne sont pas explicitement liés à une action de signature
Les signatures électroniques font généralement partie d’un cadre plus large de gestion des enregistrements électroniques et des pistes d’audit, dans lequel les enregistrements, les signatures et les événements système sont stockés ensemble et protégés contre toute modification non autorisée.
Confusions courantes et termes associés
– **Signature électronique vs signature numérique :**
– *Signature électronique* est un terme générique qui couvre toute méthode électronique permettant de recueillir l’intention de signer.
– *Signature numérique* désigne généralement un mécanisme cryptographique spécifique (infrastructure à clé publique) qui garantit mathématiquement l’intégrité et l’authenticité. Une signature numérique est un moyen technique de mettre en œuvre une signature électronique.
– **Signature électronique vs enregistrement électronique :**
– L’enregistrement électronique correspond aux données qui sont signées (par exemple, un dossier de lot).
– La signature électronique correspond à l’action explicite et aux données qui indiquent l’approbation de cet enregistrement.
Application dans les MES et standardisation multisite (contexte des sites)
Lorsqu’un MES est utilisé dans plusieurs usines, les signatures électroniques sont souvent configurées comme des contrôles standard des flux de travail :
– Les points de signature communs sont définis dans les flux de travail maîtres (par exemple, achèvement d’une étape, libération d’un lot, approbation d’une déviation).
– Des règles fondées sur les rôles déterminent qui peut signer quelles étapes et avec quels codes motif.
– Les formats de signature (tels que le nombre d’identifiants requis, les commentaires obligatoires ou les motifs) sont harmonisés afin de soutenir la gouvernance, la maîtrise des changements et l’auditabilité.
Cette standardisation contribue à garantir que les approbations et les responsabilités sont enregistrées de manière cohérente, même lorsque la production est réalisée sur différents sites et dans des environnements hérités.